ładuję ...
[]

Regulamin Korzystania Z Serwisu bhp2.pl

Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki świadczenia usług drogą elektroniczną przez Usługodawcę za pośrednictwem serwisu internetowego.

§ 1. Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

Usługodawca – KSW Spółka z o.o., z siedzibą w Opolu (45-059) przy ul. Ozimskiej 53 lok. 4, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców KRS pod numerem 0000332722 (Sąd Rejonowy w Opolu, VIII Wydział Gospodarczy KRS), NIP: 7542978361.

Serwis – Oprogramowanie udostępniane przez Usługodawcę w modelu SaaS (Oprogramowanie jako Usługa) za pośrednictwem strony internetowej Serwisu, służące do zarządzania procesami i dokumentacją BHP.

Klient – Przedsiębiorca (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną) lub inny podmiot (np. organ publiczny), który zawiera z Usługodawcą Umowę o korzystanie z Serwisu. Serwis nie jest przeznaczony dla konsumentów.

Użytkownik – Klient lub dowolna osoba (np. pracownik Klienta, współpracownik) upoważniona przez Klienta do korzystania z Konta w Serwisie w jego imieniu.

Umowa – Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną (licencyjna) zawarta pomiędzy Usługodawcą a Klientem.

Konto – Indywidualny panel administracyjny Klienta w Serwisie, dostępny po podaniu Loginu, Hasła i Kodu Licencji, umożliwiający zarządzanie Usługą i danymi.

Konto Demo – Indywidualny panel administracyjny Klienta w Serwisie, dostępny po podaniu Loginu, Hasła i Kodu Licencji, służący do testowego korzystania z Usługi w sposób ograniczony czasowo i funkcjonalnie.

Opłata – Wynagrodzenie należne Usługodawcy za korzystanie z Serwisu przez Klienta w określonym okresie rozliczeniowym zgodne z Umową.

Okres Rozliczeniowy – pełny miesiąc kalendarzowy, za który Klient uiszcza Opłatę, zgodnie z zawartą Umową.

Kod Licencji - unikalny identyfikator przypisany Klientowi w ramach zawartej Umowy, umożliwiający korzystanie z Usługi w modelu SaaS. Zakres uprawnień wynikających z Licencji określa Umowa, w szczególności dostępne funkcjonalności, moduły, a także dopuszczalną liczbę firm i pracowników, które mogą być wprowadzone do Serwisu. W ramach Licencji Usługodawca przydziela Klientowi jedno konto administracyjne, za pośrednictwem którego Klient samodzielnie tworzy oraz zarządza kontami użytkowników, zgodnie z zakresem Licencji i ograniczeniami systemowymi.

§ 2. Postanowienia Ogólne i Polityka Prywatności

1.Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia Usługi dostępu do Serwisu.

2.Każdy Klient i Użytkownik zobowiązany jest do przestrzegania postanowień Regulaminu od momentu rozpoczęcia korzystania z Serwisu.

3.Zakazane jest dostarczanie przez Klienta lub Użytkowników treści o charakterze bezprawnym.

4. Usługodawca informuje, że zasady przetwarzania danych osobowych Klientów (jako podmiotów) i Użytkowników (gdy Usługodawca działa jako administrator), a także informacje o stosowanych plikach cookies, zostały szczegółowo opisane w dokumencie „Polityka Prywatności”, dostępnym na stronie Serwisu.

§ 3. Zawarcie Umowy i Warunki Techniczne

1. Rozpoczęcie korzystania z płatnej wersji Serwisu następuje po zawarciu Umowy.

2. Usługodawca może udostępnić Klientowi bezpłatny dostęp do Konta Demo zgodnie z § 4, bez konieczności zawierania Umowy. Dostęp ten ma charakter czasowy i testowy oraz służy wyłącznie zapoznaniu się z funkcjonalnościami Serwisu.

3. Do poprawnego korzystania z Serwisu wymagane jest:

  1. Urządzenie z dostępem do sieci Internet, zapewniające stabilne łącze o przepustowości umożliwiającej pracę online.
  2. Aktualna wersja przeglądarki internetowej (np. Chrome, Firefox, Safari, Edge) z włączoną obsługą JavaScript oraz Cookies.
  3. Możliwość wyświetlania plików PDF, w szczególności poprzez:
    - wbudowaną w przeglądarkę wtyczkę/renderer PDF, lub
    - zewnętrzną aplikację do odczytu plików PDF (np. Adobe Acrobat Reader lub równoważną).
  4. System operacyjny zapewniający stabilną pracę środowiska przeglądarkowego (np. Windows, macOS, Linux, ChromeOS) lub urządzenie mobilne z aktualną wersją Android / iOS.
  5. Połączenie z Serwisem realizowane za pośrednictwem protokołu HTTPS (szyfrowane połączenie).

4. Zaleca się korzystanie z urządzeń i oprogramowania wspieranych i aktualizowanych przez producenta, z zainstalowanymi aktualizacjami bezpieczeństwa.

5. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za problemy w działaniu Serwisu wynikające z niespełnienia przez Klienta powyższych wymagań technicznych, w szczególności związane z:

  1. jakością lub stabilnością łącza internetowego po stronie Klienta,
  2. konfiguracją sprzętu, systemu operacyjnego lub przeglądarki internetowej,
  3. stosowaniem niestandardowych ustawień zabezpieczeń, blokad, wtyczek lub rozszerzeń mogących wpływać na poprawne działanie Serwisu,
  4. błędami, awariami lub ograniczeniami wynikającymi z lokalnego środowiska Klienta, w tym oprogramowania antywirusowego, firewalli, serwerów pośredniczących (proxy), sieci VPN lub systemów filtrujących.

6. Usługodawca nie odpowiada za działanie systemu operacyjnego, przeglądarek internetowych oraz oprogramowania i urządzeń wykorzystywanych przez Klienta, ani za skutki ich nieprawidłowej konfiguracji, niewłaściwego stanu technicznego lub braku aktualizacji.

7. Powyższe postanowienia nie ograniczają obowiązków Usługodawcy dotyczących utrzymania Serwisu i zapewnienia jego dostępności po stronie infrastruktury serwerowej Usługodawcy.

§ 4. Konto Demo

1. Konto Demo może zostać założone wyłącznie dla podmiotów gospodarczych (przedsiębiorców). Udostępnienie następuje po pozytywnej weryfikacji podmiotu przez Usługodawcę (np. w oparciu o dane rejestrowe KRS/CEIDG, NIP, domenę firmową, dane kontaktowe osób uprawnionych, pełnomocnictwa).

2. Konto Demo służy jedynie do zapoznania się z funkcjonalnościami Serwisu/oprogramowania i nie jest przeznaczone do produkcyjnego przetwarzania danych. Funkcjonalność i dostępność Konta Demo mogą być ograniczone.

3. Konto Demo jest bezpłatne i przyznawane na okres 1 miesiąca liczony od dnia aktywacji. Po upływie tego okresu Konto Demo i powiązane dane mogą zostać usunięte bez odrębnej zgody Klienta.

4. Klient nie powinien wprowadzać do Konta Demo rzeczywistych danych osobowych ani innych danych wrażliwych; Konto Demo służy wyłącznie do pracy na danych testowych/fikcyjnych. Dane wprowadzone w ramach Konta Demo mają charakter wyłącznie testowy i nie stanowią danych produkcyjnych ani zasobu informacyjnego Klienta w rozumieniu niniejszego Regulaminu, w związku z czym nie stanowią własności Klienta. Ich przechowywanie ma charakter techniczny i służy wyłącznie zapoznaniu się z funkcjonalnościami Serwisu.

5. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za to, aby w ramach Konta Demo nie były wprowadzane rzeczywiste dane osobowe ani inne dane, których przetwarzanie wymagałoby podstawy prawnej lub odrębnej umowy powierzenia (RODO).

6. Usługodawca może odmówić przydzielenia lub zawiesić/rozwiązać dostęp do Konta Demo w całości lub w części, jeżeli:

  • istnieje uzasadnione podejrzenie nadużycia, obejścia zabezpieczeń, naruszenia prawa, praw osób trzecich lub postanowień Regulaminu/Umowy,
  • zachodzi ryzyko dla bezpieczeństwa Serwisu lub infrastruktury (np. próby nieuprawnionego dostępu, wstrzykiwanie złośliwego kodu),
  • wymagają tego przepisy prawa lub obowiązki zgodności (np. sankcje międzynarodowe, przeciwdziałanie praniu pieniędzy/finansowaniu terroryzmu, ograniczenia eksportowe),
  • działania podmiotu pozostają w sprzeczności z celem Konta Demo (np. konkurencyjne testy inżynierii wstecznej, benchmarking bez zgody). Usługodawca, w zakresie dozwolonym prawem, poinformuje Klienta o przyczynie odmowy/zawieszenia oraz wskaże tryb dalszej komunikacji. Uprawnienie to nie narusza zakazu dyskryminacji i będzie wykonywane w sposób proporcjonalny.

7. Klient może złożyć wyjaśnienia lub reklamację dotyczącą odmowy/zawieszenia w terminie 7 dni od otrzymania informacji. Usługodawca udzieli odpowiedzi w terminie 14 dni.

8. W okresie korzystania wyłącznie z Konta Demo co do zasady nie dochodzi do powierzenia przetwarzania danych osobowych; umowa powierzenia ma zastosowanie dopiero po zawarciu Umowy w planie płatnym i rozpoczęciu przetwarzania danych rzeczywistych zgodnie z tą umową.

9. Konwersja Konta Demo na konto płatne jest niedopuszczalna. Konto Demo stanowi środowisko całkowicie odrębne od kont płatnych, a mechanizmy eksportu/migracji danych z Konta Demo do konta płatnego są wyłączone. Rozpoczęcie korzystania z Usługi w planie płatnym wymaga zawarcia nowej Umowy i utworzenia nowego konta. Dane wprowadzone do Konta Demo nie podlegają przeniesieniu; po upływie okresu, o którym mowa w ust. 3, mogą zostać trwale usunięte zgodnie z niniejszym Regulaminem.

10. Odpowiedzialność. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utratę danych demo po upływie okresu, o którym mowa w ust. 3, ani za skutki usunięcia danych dokonanych zgodnie z niniejszym paragrafem.

§ 5. Zasady Korzystania z Serwisu (Obowiązki Klienta)

1. Rozwiązania dostępne w Serwisie, w tym układ funkcjonalny, logika działania, struktura baz danych, interfejs użytkownika, a także udostępnione w Serwisie wzory, szablony, formularze, opisy procedur, instrukcje oraz generowane dokumenty, stanowią utwór w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz są chronioną wartością intelektualną Usługodawcy. Zabronione jest ich kopiowanie, modyfikowanie, publiczne udostępnianie, odsprzedawanie, wykorzystywanie poza zakresem korzystania z Serwisu lub wykorzystywanie w celu tworzenia rozwiązań konkurencyjnych.

2. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za skutki używania Konta, w szczególności za działalność wszystkich Użytkowników, którym przydzielił dostęp (tzw. subkonta).

3. Klient oraz Użytkownik ma obowiązek utrzymywać swoje dane logowania (Login, Hasło, Kod Licencji) w ścisłej tajemnicy i chronić je przed dostępem osób nieupoważnionych.

4. Klient zobowiązuje się nie podejmować działań, które mogłyby naruszać prawa osób trzecich, bezpieczeństwo Serwisu lub prowadzić do łamania zabezpieczeń.

5. Klient zobowiązuje się nie podejmować (ani nie umożliwiać innym) prób modyfikacji, tłumaczenia, dekompilacji, demontażu lub łamania kodu Serwisu (reverse engineering).

6. Klient nie jest uprawniony do przenoszenia praw wynikających z Umowy (w tym prawa do korzystania z Konta) na inne podmioty bez pisemnej zgody Usługodawcy.

7. Klient zobowiązuje się nie podejmować działań, które mogłyby generować nadmierne obciążenie infrastruktury Serwisu, ani nie wprowadzać wirusów, robaków, programów internetowych lub innych kodów o charakterze destrukcyjnym.

8. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za treść i legalność danych wprowadzanych do Serwisu. Usługodawca nie ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności w przypadku przechowywania, przesyłania lub przetwarzania przez Klienta lub Użytkownika materiałów niezgodnych z prawem.

9. Szczegółowy zakres licencji i dozwolonego korzystania – zgodnie z Umową.

§ 6. Obowiązki i Odpowiedzialność Usługodawcy

1. Usługodawca zobowiązuje się do rzetelnego świadczenia Usługi na rzecz Klienta.

2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki spowodowane ujawnieniem przez Klienta lub Użytkownika danych dostępowych (Login, Hasło, Kod Licencji) osobom trzecim.

3. Zakres oraz limity odpowiedzialności Usługodawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania świadczeń określa wyłącznie Umowa o współpracy zawarta z Klientem. Postanowienia niniejszego Regulaminu mają charakter uzupełniający, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

4. Usługodawca nie gwarantuje, że korzystanie z Serwisu będzie spełniało wszystkie specyficzne wymagania Klienta. W najszerszym zakresie dopuszczalnym w obrocie B2B (zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego), Usługa nie jest objęta gwarancją, a odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu rękojmi za wady fizyczne i prawne Oprogramowania zostaje wyłączona o ile Umowa nie stanowi inaczej.

5. Usługodawca ma prawo do dokonywania aktualizacji Serwisu oraz prowadzenia prac konserwacyjnych, które mogą powodować czasowe przerwy w dostępie do Usługi. Prace te będą planowane w miarę możliwości w godzinach nocnych (po godz. 18:00 w dni robocze) lub w dni świąteczne i nie są kwalifikowane jako awarie.

6. Usługodawca zobowiązuje się do regularnego wykonywania kopii zapasowych bazy danych Klientów w ramach licencji raz dziennie, przechowując maksymalnie 30 kolejnych kopii do 30 dni wstecz. Kopie zapasowe starsze niż 30 dni są automatycznie usuwane. W przypadku awarii, Usługodawca może przywrócić dane z ostatniej poprawnie wykonanej kopii zapasowej. Kopie zapasowe nie są wykonywane dla Kont Demo, które mają charakter wyłącznie testowy i nie służą przetwarzaniu danych produkcyjnych.

7. Usługodawca zapewnia bieżącą kopię dokumentów wgrywanych przez Klienta do Serwisu (np. pliki PDF, skany, załączniki), polegającą na ich przechowywaniu w aktualnej postaci na serwerze. Usługodawca nie prowadzi wersjonowania ani archiwizacji historycznych wersji tych plików. W przypadku nadpisania, modyfikacji lub usunięcia dokumentu przez Klienta lub jego użytkowników, wcześniejsza wersja nie podlega odzyskaniu i zostaje trwale utracona. Klient ponosi odpowiedzialność za prawidłowe zarządzanie plikami oraz kontrolę uprawnień użytkowników w Serwisie. Kopie dokumentów nie są wykonywane dla Kont Demo, które mają charakter wyłącznie testowy i nie służą przetwarzaniu danych produkcyjnych

8. Postanowienia dotyczące poufności i ochrony danych mają odpowiednie zastosowanie jedynie do danych produkcyjnych wprowadzanych w ramach kont płatnych, po zawarciu Umowy.

§ 7. Dane Osobowe i Umowa Powierzenia (RODO)

1. W odniesieniu do danych osobowych (w szczególności danych pracowników, współpracowników, podwykonawców, osób poszkodowanych oraz innych osób, których dane są przetwarzane w Serwisie):

  1. Klient jest Administratorem Danych Osobowych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych.
  2. Usługodawca jest Podmiotem Przetwarzającym (Procesorem) i przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi.

2. Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (dalej: „DPA”) jest podpisywana razem z Umową o korzystanie z Serwisu i stanowi jej załącznik. DPA określa szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych przez Usługodawcę na zlecenie Klienta w środowisku produkcyjnym.

3. Dla Konta Demo, które służy wyłącznie do pracy na danych testowych/fikcyjnych, Umowa Powierzenia nie jest wymagana, a Usługodawca nie występuje w roli Podmiotu przetwarzającego w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych.

4. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych w ramach korzystania z Serwisu wymaga zawarcia dodatkowych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych lub umów o współadministrowaniu z innymi podmiotami lub osobami w ramach Kont utworzonych przez Klienta, Klient jest zobowiązany do zawarcia tych umów we własnym zakresie oraz do zapewnienia zgodności ich treści z przepisami o ochronie danych osobowych.

5. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za brak lub nieprawidłowość umów powierzenia lub innych porozumień dotyczących przetwarzania danych zawieranych przez Klienta z podmiotami trzecimi, o ile sam Usługodawca nie występuje w roli ich Podwykonawcy zgodnie z DPA.

6. W przypadku, gdy Klient powierza dane osobowe dalszym podmiotom (np. biurom rachunkowym, pracownikom, kancelariom prawnym, ubezpieczycielom, itp), czyni to na własną odpowiedzialność, z zachowaniem zasad RODO i praw osób, których dane dotyczą. Takie działania nie mogą obciążać Usługodawcy jako Procesora.

§ 8. Płatności

1. Korzystanie z Serwisu (poza Kontem Demo) jest odpłatne, zgodnie z Umową.

2. Usługodawca ma prawo zablokować Klientowi dostęp do Konta oraz do subkont w ramach świadczenia Usługi ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:

  1. Naruszenia przez Klienta lub jego Użytkowników postanowień Regulaminu lub prawa.
  2. Wykorzystywania Konta w sposób zagrażający bezpieczeństwu danych.
  3. Opóźnienia w płatnościach. W zakresie wstrzymania świadczenia usług, czasowej blokady dostępu i rozwiązania umowy z powodu zaległości zastosowanie mają postanowienia Umowy o współpracy; w razie rozbieżności pierwszeństwo ma Umowa. Jeżeli Umowa tego nie reguluje, w przypadku zaległości za co najmniej dwa Okresy Rozliczeniowe Usługodawca może czasowo zablokować dostęp do Serwisu, a po bezskutecznym wezwaniu do zapłaty (co najmniej 7 dni) — rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym
  4. zgodnie z warunkami Umowy.

§ 9. Postępowanie Reklamacyjne

1. Klient może złożyć reklamację, jeżeli Usługi przewidziane niniejszym Regulaminem nie są wykonywane lub są wykonywane nienależycie.

2. Reklamacja powinna być złożona pisemnie na adres siedziby Usługodawcy lub elektronicznej na adres e-mail: biuro@bhp2.com.pl

3. Reklamacja powinna zawierać co najmniej: dane identyfikujące Klienta (Konto, Kod Licencji), opis problemu oraz czas i okoliczności jego wystąpienia.

4. Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania.

5. Usługodawca może odmówić rozpatrzenia reklamacji złożonej po upływie 7 dni od dnia wystąpienia zdarzenia będącego przyczyną reklamacji.

§ 10. Zmiana Regulaminu i Rozwiązanie Umowy

1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, takich jak:

2. Zmiana przepisów prawa wpływająca na świadczenie Usługi;

3. Zmiany technologiczne lub organizacyjne w Serwisie;

4. Konieczność dostosowania do decyzji organów administracji lub orzeczeń sądów.

5. O zmianie Regulaminu Klient zostanie poinformowany drogą elektroniczną (na adres e-mail podany w Koncie) lub poprzez komunikat w Serwisie, z co najmniej 30-dniowym (trzydziestodniowym) wyprzedzeniem.

6. Klient ma prawo nie zaakceptować zmian Regulaminu. W takim przypadku może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu Rozliczeniowego, składając oświadczenie przed dniem wejścia zmian w życie. Brak złożenia wypowiedzenia oraz dalsze korzystanie z Usługi po dacie wejścia zmian oznacza akceptację nowego Regulaminu.

§ 11. Postanowienia Końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu Cywilnego oraz Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

2. Wszelkie spory wynikające z realizacji Umowy będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy. W razie rozbieżności pierwszeństwo ma Umowa.

3. W razie rozbieżności między Regulaminem a Umową – pierwszeństwo ma Umowa.

4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 19.12.2025.